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第4期

【No.090】要約型のプレゼン構成

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━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━<0886部>
□今回のスキルアップ
□要約型のプレゼン構成
□難易度★★★
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こんにちは!PP職人です。

梅雨入りしたと思ったら、

何か東京は暑い日が続いていますね。


エアコンをつけたいと思ってしまいますが、

節電を気にしてつけられない。。。

微妙に汗ばみながら、このメルマガを書いています。


さて、前回は全般型ということで、

プレゼンの時間が十分にある場合に使いましょう。

という話をしました。


前回の内容はこちら。

↓↓↓↓↓



では、プレゼンの時間が十分にない場合は

どうしたらいいでしょうか?


そんな時には、要約型の構成を使います。


要約型というのは、

プレゼンの要点をまず説明して、

後から補足説明する形式のことを言っています。


まず、プレゼン全体の要点を

短い時間で説明します。


本当にプレゼンの時間枠が短い場合には、

この要点部分だけ説明して、

「あとは資料をご参照ください。」

なんていう形で、添付資料を付けておいたりします。


要点を説明し、

その後の補足説明は、中でも重要なものから

ピックアップして話すればよくなるので、

時間の調整が容易になります。


また、この要約型には、もう一つメリットがあります。


それは、

相手の興味を引き付けること。


ところで、皆さんは本を買う時にどうしますか?

表紙を見る。
目次をみる。
最初の部分をちょっと読んでみる。
買う。


こんな感じではないでしょうか?


つまり、つかみが必要なのです。

本屋で本を全部読んでから買う人はいません。

最初の方をパラパラとめくって、

興味があるかどうかを判断するわけです。

これはプレゼンも同じことが言えます。


要約型のプレゼン構成の場合、

最初にプレゼン全体の要約が来ますので、

聞いている相手もそのプレゼン自体が

どういうものであるか、

そして、プレゼンの中でどこが自分の知りたいところかが

分かった上で、プレゼンを聞くことになります。


よく「エグゼクティブ・サマリー」なんていう言葉を聞きます。

これは、時間がないエグゼクティブの方が、

まとめられた要点を見て、

すぐに判断を下せるようにしたり、

もう少し詳しく知りたい部分を、

後半の補足説明の一部をピックアップして見ればよいので、

この要約型が使われます。


これが、全般型の場合はそうはいきません。

聞いている相手としては、

自分の知りたいことが、

プレゼンの中で話されるのかどうかが

分からない状態で聞かなければなりません。

相手がエグゼクティブの方だったら、途中で一言。

「で、結論は?」

となってしまうでしょう。


ただ、要約型にも欠点はあります。

最初に要約した内容を説明した段階で、

相手が興味を持たなかったら。。。

そんな場合があるかもしれません。


当然、相手は最初の要約を聞いただけで、

その後のプレゼンは聞かなくなってしまうでしょう。

プレゼンをしている側からすれば、

悲しいことではあります。


こうなる原因としては、

要約する時のポイントがずれてしまっている場合が

考えられます。

プレゼンのテーマに沿った要約をしていない場合です。

プレゼン全体がどういうことを言おうとしているのか

相手が理解できないのでは、興味を持ってくれません。


しかし、テーマに沿って要約したはずなのに、

興味を持ってもらえないという場合も

実際にはあるでしょう。

そういった場合は、

そもそもそのプレゼンのテーマの設定などが

間違っている場合が多いかもしれません。


つまり、以前に話をしましたプレゼンの5W1Hが

間違っていたわけで、

プレゼン構成を決める前から失敗してしまっていた

と言えるでしょう。


そんな場合、

いくらプレゼンの構成を考えようが、

その前の段階で失敗してしまっているので、

どうしようもありません。


それだけ、プレゼンの5W1Hというのは、

重要なものなのです。


もう一度、プレゼンの5W1Hを確認しておきたい人は、

以下をご参照ください。


■プレゼンの5W1Hを確認する

■Whom(相手)確認する

■What(テーマ)確認する

■Why(理由)を確認する

■Where(場所)を確認する

■When(時間)を確認する

■How(方法)を確認する


さて、最初の要約の部分ばかりの話になってしまいましたが、

後半の部分はどうするのか。


2通りあります。


1つは極力要約の部分を短くして、

その後に詳細の説明をプレゼン枠の中で説明する形。


もう1つは、

プレゼン枠は要約の部分として使ってしまい、

配布資料の中で後半に添付資料として、

詳細の補足説明を入れておき、

プレゼンの後に読んでもらうという形です。


どちらが良いかというのは、

内容のボリュームやむずかしさによって変わってきます。


場合によっては、

この2通りの両方を使うこともあります。


プレゼン時間枠に合わせて、

特に伝えたい部分を選別していきましょう。


ちょっと長くなってしまいましたが、

今日はここまでにしたいと思います。


次回は、ここまで見てきた4つの構成について、

どう選んだらよいかを話したいと思います。


次回もよろしくお願いします。

ではまた。

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□ ブログ「売りたいアタマと買いたいココロ」更新情報
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ここのコーナーでは、マーケティング理論などを、

図解で紹介しているブログ「売りたいアタマと買いたいココロ」

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<今週の更新>

■ 大規模太陽光発電(メガソーラー)事業の課題
  〜バリューチェーン〜

■ 「自粛ムード」から「自粛を自粛ムード」。消費者の集団同調
  〜逸脱回避因子〜

ぜひご覧ください。→ http://blog.your-insight.net







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