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第1期

【No.002】相手への伝わり方を考える

1-002
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┏ 今回のスキルアップ!
┏ 相手への伝わり方を考える
┏ 難易度レベル(3段階):☆☆
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こんにちは!講師のPP職人です!
今日も講義を始めていきましょう!よろしくお願いします。

前回はプレゼンテーションを始める前の準備として、
集めておきたい情報についてお話しましたね。
内容を忘れちゃった人は、こちらを復習しておいてください。
<http://school.ppwork.biz/?eid=384822>

今日は
「大勢の前でのプレゼンテーション」
「打合せのための企画書」
「メールに添付する資料」
3つの場面の比較をしてみたいと思います。

比較する項目としては、この3つを考えてみたいと思います。
(1)距離感
(2)見易さ
(3)伝達度
それでは見て行きましょう。

(1)距離感
距離感というのは、
伝える側と受け取る側の物理的な距離と考えて見てください。

「大勢の前でのプレゼンテーション」の場合、
プロジェクターでスクリーンに映していて、
その横でプレゼンテーターが説明をするという形になるのが多いと思います。

その場合、受け手側は聞いている大勢の人たちなので、
近い人でも数メートル、一番後ろにいる人は場合によっては
10メートル以上にもなるかも知れません。

「打合せのための企画書」の場合、
紙で印刷して配布しているので見る資料は受け手の手元にあって、
プレゼンテーターは向かい合って座っているので、
1〜2メートルくらいということになります。

プレゼンテーターを目の前にして、
手元の資料を見るという形になると思います。
特に遠くには感じない距離で説明を聞くことになります。

「メールに添付する資料」の場合は、ちょっと違います。
プレゼンテーターがいない状況の中で、
パソコンの画面との距離または、
紙に印刷して手元に持っている距離ということになります。

プレゼンテーターがいないので、
情報を発信する資料との距離だけになってきますので、
距離としては30センチ〜50センチくらいの
きわめて近い距離ということになります。

つまり距離感としては、「メールに添付する資料」が一番近く、
次に「打合せのための企画書」、
一番遠いのが「大勢の前でのプレゼンテーション」ということになります。

(2)見易さ
見易さというのは、単純に受け手が見ている資料の見易さということです。

距離感に比例して、見易さが変わってきます。
通常、人は近くのものは見易くて、遠くのものは見難いものです。
(老眼とか言わないでくださいね。)

なので、距離感と同じく、
「メールに添付する資料」が一番見易くて、
「大勢の前でのプレゼンテーション」は見難いということになります。

ここでは特に重要ではなく、ごく当たり前のことなんですが、
後でこの見易さを気にしないといけなくなりますので、
一応ここであげておきました。

(3)伝達度
伝達度というのは、
伝える側が伝えたい内容が受ける側にどのくらい伝わるかということです。

距離感、見易さが比例しているのであれば、
伝達度も比例するんじゃないかと思ったら、そういうわけでもありません。
3つの場面で決定的に違うことがあります。

それが、プレゼンテーターの有り無し、プレゼンテーターとの距離感です。
プレゼンテーションは目で見る資料だけではなく、
プレゼンテーターの説明がプラスされて内容が理解されます。

もちろんプレゼンテーターがいる方が内容は理解してもらいやすいです。
何度も資料を読み返してもらえれば、
資料だけでも理解してもらえるかもしれませんが、伝わりづらいものです。

またプレゼンテーターがいない場合、
資料の中にわからないことがあったとしても、誰にも質問ができず、
場合によってはその場で読むのをやめてしまうかもしれません。

それくらいプレゼンテーターの力は強いものだと考えた方がいいでしょう。
やっぱりカタログだけでは商品が売りづらいから
営業が必要だということでしょう。

プレゼンテーターがいる場合は、
「大勢の前でのプレゼンテーション」と「打合せのための企画書」
ということになりますが、どちらが伝わりやすいでしょうか?

ここではやはり
距離が近い「打合せのための企画書」の方が伝わりやすいでしょう。
セミナーなどでプレゼンテーターが一方的に話す形だと、
何かわからないことがあってもその場では質問もできません。

セミナーなどでは、プレゼンテーションが一通り終わってから、
質問コーナーがあり、そこで初めてわからなかったことがわかったとしても、
プレゼンテーションの内容を忘れかけていたりします。

打合せでは、受ける側もわからなければ質問を投げかけることができ、
一つ一つ理解しながらプレゼンテーションが進んでいきます。
ここは大きな違いですね。

ということで、
伝達度としては「打合せのための企画書」が一番伝わり易く、
次に「大勢の前でのプレゼンテーション」、
そして「メールに添付する資料」が一番伝わりづらいということになります。

こうやって考えていくと
いろいろと配慮しなければいけないことが出てきますね。
今日はこの辺で講義を終わりにしたいと思います。

ではまた。お疲れ様でした。
また次回もよろしくお願いします。
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┏┏┏ 質問のコーナー
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このコーナーでは、この講義に関する質問や、
パワーポイントに関する質問を受けつけています。
質問などがある方は、info@ppwork.bizまで送ってください!
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┏┏┏ こんなことがありました。 
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今度引越しをするんですが、いろいろと手続が大変ですね。
今までは交通の便がいいところに住んでいたんだけど、
今回は交通の便よりも、環境重視にしました。
やっぱり家というのは落ち着ける場所がいですね。

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