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第1期

【No.001】事前に抑えておきたい4つのポイント

1-001
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━━━━━━━━━━━━━━━━━━━<読者数0,050部>
┏ 今回のスキルアップ!
┏ 事前に抑えておきたい4つのポイント
┏ 難易度レベル(3段階):☆☆
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こんにちは!講師のPP職人です!
今日から本題に入っていきますので、
よろしくお願いします。

さて、今回は
第1章「プレゼンテーションを作る前に」の最初として、
プレゼンテーションを作る前に集めておきたい情報について、
講義を進めて行きたいと思います。

皆さんは、パワーポイントをどのような場面で使いますか?
いま作ろうとしているプレゼンテーションは、
何のために使いますか?まずそこから考えて行きましょう。

パワーポイントを使う場面としては、
大勢の前でプレゼンテーションをする。
数人の打合せのための企画書を作る。
メールに添付して資料を読んでもらう。など。

こんな場面が想像できますね。
このとき重要になってくるポイントがいくつかあります。
それはなんでしょう?
このポイントを間違うと相手への伝わり方が変わってきます。

では、そのポイントをあげていきましょう。
(1)人数
(2)場所
(3)状況
(4)時間

この4点が特に重要になってきます。
さっき例としてあげた「大勢の前でのプレゼンテーション」
「打合せのための企画書」「メールに添付する資料」の
3つの場面に分けて考えて見ましょう。

「大勢の前でのプレゼンテーション」
(1)人数
文字通り相手は「大勢」ですが、
その人数は?10人?20人?50人?100人?
それによって距離感が変わってきます。
距離感については後で話すとしましょう。

(2)場所
多くの人が入る場所なので、
もちろん大きな会議室であったり、セミナールーム、
100人規模になればどこかの会場を借りての
大規模なセミナーだったり広い場所が想像できます。

(3)相手の状況
広い場所でのプレゼンテーションになるので、
紙に印刷して配布するわけではなく、
プロジェクターでスクリーンに映すことになるでしょう。
広ければ広いほど見る人の距離が遠くなります。

(4)時間
プレゼンテーションをする時間はどうでしょうか?
10人程度であれば質問を受けながらのプレゼンテーションに
なると思いますが、
セミナーなどでは時間枠いっぱいに話すことになります。

「打合せのための企画書」
(1)人数
打合せなので、相手の人数としては、
最低1名で最大でも5〜7人くらいなのではないでしょうか?
それ以上の場合は場所などの状況により大勢だと考えた方が
いい場合はあります。

(2)場所
会議室、打合せルーム、場合によっては喫茶店など、
割と小さなスペースで打合せをすることになるでしょう。

(3)状況
小さなスペースで打合せをすることになるので、
もちろんプロジェクターなんかは使わずに、
紙に印刷したものを各自がめくって見ることになりますね。

(4)時間
打合せの内容によってどのくらいの時間が使えるかは
変わってきますが、もちろん打合せなのでディスカッションを
する必要があるでしょう。
だいたい1時間の打合せの中で20〜30分くらいが
資料で説明する時間かと思います。

「メールに添付する資料」
(1)人数
メールを送る相手がメールを開いて、
添付資料を見るということなので、もちろん相手は1人。
相手が会議の中でいきなり資料を開いて出席者に見せる
なんてことは例外と考えておきましょう。

(2)場所
メールを開くときなので、もちろんパソコンの前ですね。
でも、開いたときには内容を確認しないで、
とりあえず印刷しておいて、後から別の場所で見る
ということも考えられますね。

(3)状況
上の場所と同じ考え方でいくと、
作成者の説明を聞かずにパソコンの画面上で見るか、
印刷したものを見るかのどちらかということになるでしょう。

(4)時間
メールで添付して送った場合にわからないのが、
この時間というところです。
相手が忙しければサッと見て終わりになるでしょうし、
興味があればじっくり見るということになります。

ただ、ここでは興味を引く時間と考えると、
読んでもらえるかどうかというのは、
添付ファイルを開けた時のパッと見ということになるので、
時間はきわめて短いと考えた方がいいでしょう。

と、たった3つの場面を考えただけでもいろいろなことが
想像できますね。
これが実際にはいろいろな要素が絡んできますので、
より複雑になりますが、
最低でもこの4つのポイントは抑えたいです。

ちょっと長くなってしまいましたが、
今日の講義はここで終わりたいと思います。

ではまた。お疲れさまでした。
また次回も宜しくお願いします。
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┏┏┏ 質問のコーナー
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このコーナーでは、この講義に関する質問や、
パワーポイントに関する質問を受けつけています。
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┏┏┏ こんなことがありました。 
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この前、東京駅前にある新丸ビルに行ってみたら、
なかなか良かったです。
ビルの7階は外に出れるテラスみたいなのがあって、
そこで食事をすることもできるんですね。
夏なんかはビアガーデンのような感じで飲めるのでおすすめです!

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